Результаты инвентаризации тмц. Общие правила инвентаризации

07.01.2024

Правила проведения инвентаризации: периодичность

При ознакомлении с документами Минфина бросается в глаза общая идея, которая недвусмысленно в них зафиксирована: любая организация обязана проводить инвентаризацию всех активов и обязательств как минимум один раз в год (перед составлением годового бухгалтерского отчёта). Об этом идет речь:

в пунктах 26 и 27 раздела II «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (утвержден Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
пункте 38 раздела VII ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»;
пункте 1.5 раздела 1 «Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (утверждены Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49)). Реже можно инвентаризировать только основные средства (один раз в три года) и библиотечные фонды (один раз в пять лет).

Кто обязан проводить инвентаризацию

Порядок проведения инвентаризации основных средств и других материальных ценностей предусматривает, что ее должны производить все без исключения организации, которые ведут бухгалтерский учет, включая:

компании, которые являются субъектами малого предпринимательства;
юрлица, не подлежащие обязательному аудиту;
фирмы, применяющие УСН или ЕНВД.

Про все вышеуказанные категории юридических лиц (равно как и про какие-то другие) ни в одном из документов Минфина ничего не сказано о том, что это их не касается. Поэтому малые предприятия обязаны подчиняться в данном случае общим правилам.

Однако, если условное ООО «Комод» не проводит годовую инвентаризацию, то никто его за это не накажет — ни Минфин, ни ФНС, ни Роскомнадзор, ни МВД. Вообще никто! Значит, можно не проводить проверку? Если руководству сильно не хочется — не проводите. Но в бухгалтерском учете существуют такие нормы, поэтому все же надо. Положено так. Если организация числит себя правильным и добросовестным экономическим субъектом, она должна выполнять требования по контролю за фактическим наличием имущества и обязательств. Ну, и потом — неужели руководству организации неинтересно знать, как на самом деле обстоят дела с сохранностью учетных объектов и задолженностями? Даже исходя из здравого смысла, инвентаризацию нужно проводить всем организациям, в том числе и малым.

Виды инвентаризации в бухгалтерском учете

Различают несколько видов инвентаризации: полная или частичная, плановая и внеплановая и так далее. Выбор вида зависит от различных обстоятельств — они представлены в таблице.

Порядок проведения инвентаризации: кратко обо всех этапах

Что ж, попробуем пройти по всем этапам проведения переучета ТМЦ вместе. Для этого вооружимся «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее - просто Указания) и практическим опытом.

Этап 1. Инвентаризационная комиссия

Согласно пункту 2.2 раздела 2 Указаний инвентаризацию проводит постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Поэтому перед началом проверки ее надо создать.

Чтобы понимать, кого в нее можно включить, нужно посмотреть на пункт 2.3 Указаний, в котором сказано дословно:

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты.

В переводе с канцелярского на русский это означает: «любые сотрудники организации». При этом существует некоторое исключение: материально ответственных лиц (если они, конечно, есть в организации) в инвентаризационную комиссию включать не следует. Это связано с тем, что все виды инвентаризации предусматривают сверку фактических данных с учетными. За фактическое наличие некоторых ценностей отвечает материально ответственное лицо. Как же оно может проверять само себя?

Напрямую в Указаниях о запрете участия в инвентаризационной комиссии материально ответственных лиц нигде не сказано, но это подразумевается, если ознакомиться с пунктом 2.8, где сказано, что проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. То есть — чтобы они при этом присутствовали и могли объяснить, почему чего-то не хватает или что-то присутствует в избытке.

Этап 2. Определение сроков

После того как комиссию создали, нужно определиться со сроками проведения инвентаризации, то есть когда она начнется и закончится и по состоянию на какую дату будет проводиться. Общий порядок можно закрепить либо в учетной политике, либо в отдельном «Положении о порядке проведения инвентаризации». А конкретные сроки следует устанавливать приказом руководителя.

Приказ может выглядеть так.

Этап 3. Инвентаризация ТМЦ: порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей и учет результатов

Далее уже идет рутинный процесс. Вооруженная инвентарной ведомостью, составленной на основании данных бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации, комиссия отправляется в путь — сличать то, что написано в ведомости, с тем, что есть на самом деле (то есть то, что комиссия видит своими собственными глазами). Некоторые предметы можно легко сверить с данными учета, поскольку если есть фактическое наличие имущества, то это не проблема.

А как быть с имуществом, которое в учете не числится? Вот, например, хозяйственный инвентарь. Обычно его стоимость списывается в расходы в момент отпуска в эксплуатацию. И все — из бухгалтерского учета объект исчезает. Что делать? Нужно вести количественный учет такого имущества. В штуках. Поскольку, раз имущество еще используется, значит, оно существует. Сформируйте отдельный регистр — хоть на базе бухгалтерской программы, хоть отдельно. И все будет на виду. Это делают далеко не все организации, но Минфин настоятельно рекомендует не пренебрегать этим (см., например, абзац 4 пункта 5 раздела I ПБУ 6/01).

Этап 4. Учет чужого имущества

Если сотрудник компании принес кое-что из дома к себе в контору, причем не ручку с карандашом, а, скажем, шкаф. Или стол. Имеет он на этот право? Вполне. Он дарит этот шкаф организации? Вовсе нет. Это его имущество. Просто он с согласия руководства фирмы (если это рядовой сотрудник) или по собственной инициативе (если это директор) так поступил. Что нужно сделать? Есть варианты:

Оставить, как есть. Если это его шкаф, куда хочет, туда и ставит. Пусть и стоит, пользу приносит. Ну и что, что он стоит на территории организации? Но этот вариант правильным не является.
Заключить договор хранения. И учитывать этот шкаф в забалансовом учете (на счете 002) в условной оценке. То есть в той, какую ему определили стороны договора.

Разумеется, и учитываемый в штуках инвентарь, и «имущество на хранении» также подлежат ежегодному контролю и пересчету. Никаких исключений тут быть не может. Естественно, если мы говорим о том, как «должно» поступать. Если вы с этим не согласны — можете этого не делать. Как уже говорилось выше, контролирующие органы не вправе налагать на юрлицо никаких санкций за нарушение порядка и полноты проведения проверки ТМЦ. В принципе, это может сделать собственник (в соответствии с внутренними регламентами), но в малых предприятиях руководитель и владелец организации обычно являются одним и тем же лицом. Не будет же директор сам себя наказывать.

Этап 5. Излишки и недостачи

Последним этапом инвентаризации имущества является принятие решения по выявленным расхождениям. С излишками все просто — это доход, подлежащий налогообложению (что при общей системе, что при УСН). С недостачами чуть сложнее. Понятно, что это убыток организации, но прежде, чем его списать как некомпенсируемые расходы, нужно провести небольшое внутреннее расследование. Другими словами, перед тем, как ответить на вопрос «Что делать?», нужно ответить на вопрос «Кто виноват?». Признанный виновным в недостаче сотрудник должен ее возместить в порядке, предусмотренном главой 39 ТК РФ .

А если виновный не обнаружен или все сотрудники так или иначе виноваты, тогда недостача — однозначный убыток. «УСНщики» такой убыток признать в целях уменьшения налогооблагаемой базы не смогут — его нет в списке расходов, приведенных в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ . Но пусть те, кто применяет общую систему, особо не злорадствуют — им тоже списать недостачу в «налоговом учете» просто так никто не даст.

Недостачи материальных ценностей в производстве и на складах при отсутствии виновных лиц признаются внереализационными расходами лишь в случае, когда факт отсутствия виновных лиц документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ) (в постановлении о приостановлении уголовного дела в связи с неустановлением виновных лиц (согласно подпункту 1 пункта 1 и пункта 2 статьи 208 УПК РФ)). Существуют, правда, нормы естественной убыли, но они касаются далеко не всех материальных объектов. Может быть естественная убыль у помидоров или цемента, но у инструментов или канцелярских принадлежностей ее точно не бывает. Так что в бухучете расходы будут, а в налоговом — нет.

Правила проведения инвентаризации расчетов

Теперь поговорим о сверке расчетов. Тут все просто — взять да и разослать всем контрагентам по списку письма-сверки. Мол, по нашим данным, вы нам должны 20 тыс. руб., просим подтвердить (или опровергнуть) в 10-дневный срок. А если вы на наше письмо не прореагировали — значит, вы согласны с нашей суммой. И все дела. А потом по итогам рассылки составить сличительную ведомость, и если вылезут расхождения по расчетам, то придется заниматься выяснением истины — кто из двух сторон прав и кто кому и сколько должен.

Отметим, что ни аудиторы, ни налоговые инспекторы не вправе требовать от организации наличия актов сверки со всеми контрагентами, поскольку это не регламентировано ни бухгалтерским, ни налоговым законодательством. Проводить проверку взаиморасчетов на основании актов сверки — это «акт доброй воли» организации, необходимость, продиктованная здравым смыслом.

Подведем итог. Как видно из вышесказанного, инвентаризация — действительно нужная процедура, без которой увязать учет с «фактом» просто невозможно. Да, это громоздкая и тяжелая работа, требующая внимания и скрупулезного выполнения множества формальных требований. Можно, конечно, игнорировать проверку ТМЦ или проводить её «для галочки». Но в этом случае компания может обмануть только саму себя.

В целях обеспечения достоверности данных налогового и бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию материальных ценностей. Начинать ее налогоплательщики вправе уже с 1 октября, а в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация ТМЦ проводится в период их наименьших остатков (п. 27 Положения о ведении бухгалтерского учете и отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).

Хотя налоговое законодательство в отличие от бухгалтерского не содержит норм о проведении обязательной инвентаризации, составлять документы, подтверждающие результаты ее проведения, необходимо для обоснования затрат в виде недостач и доходов в виде излишков. Это регламентировано пунктом 1 статьи 252 НК РФ.

Проведение инвентаризации ТМЦ, рассмотрим. Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая комиссия, состав которой утверждает руководитель. В нее, в частности, включаются административные работники, сотрудники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.), а также представители службы внутреннего аудита и независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 , далее — Методические указания). Если, например, проверка была проведена в отсутствие бухгалтера, хотя он был включен в состав комиссии, а вместо него подпись на документе поставил директор, то такую инвентаризацию и записи в учете нельзя считать достоверными.

В случае, когда в штате организации числится один директор, функции комиссии следует возложить на него, так как отдельных требований к количеству членов комиссии не установлено (п. 2.3 и 2.4 Методических указаний).

Пересчету подлежит не только фактическое наличие собственных МПЗ на складе организации, но и отгруженных, принятых на ответственное хранение, находящихся в пути, а также полученных в переработку (об учете ТМЦ, поступивших в период инвентаризации, см. врезку ниже).

Для каждого этапа передвижения или места хранения ценностей предусмотрены унифицированные формы подтверждающих документов (утв. постановлениями Госкомстата России от 18.08.98 № 88 и от 27.03.2000 № 26).

Таким образом, для оформления результатов инвентаризации организация должна создать следующий перечень документов:

приказ руководителя о сроках проведения инвентаризации, о составе инвентаризационной комиссии и имущества, подлежащего пересчету;
инвентаризационная опись ТМЦ (форма № ИНВ-3); — акт инвентаризации ТМЦ отгруженных (форма № ИНВ-4);
инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение (форма № ИНВ-5);
акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути (форма № ИНВ-6);
сличительная ведомость результатов инвентаризации (форма № ИНВ-19);
ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ29).

Инвентаризационная опись ТМЦ — форма № ИНВ3

Проведение инвентаризации ТМЦ. Указанный документ служит для отражения данных фактического наличия материально-производственных запасов во всех местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Его подписывают ответственные члены комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу. Причем до начала проведения инвентаризации у материально ответственного лица берется расписка, для которой отведена первая страница формы № ИНВ-3 . Распиской данное лицо подтверждает, что все поступившие материальные ценности оприходованы, а выбывшие — списаны.

Материальные ценности отражаются в описи по каждому наименованию отдельно. Указывается их вид, группа, количество, единица измерения, учетная цена, а также другие необходимые сведения: артикул, сорт и т. д.

Для заполнения данных о номенклатурном номере в графе «Товарно-материальные ценности» можно воспользоваться Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОК 004-93) (утв. постановлением Госстандарта России от 06.08.93 № 17) или разработать собственные коды. В графе «Единица измерения» проставляются данные из Общероссийского классификатора единиц измерения (ОК 015-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.94 № 366). В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 «Фактическое наличие» материальных ценностей в количественном выражении, а графа 9 «Номер паспорта» заполняется только в отношении МПЗ, содержащих драгоценные металлы и камни.

Тара отражается по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.). При этом тару, пришедшую в негодность, в инвентаризационную опись не вносят. По ней составляется акт на списание, в котором приводятся причины порчи.

В случае обнаружения ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись. На выявленные негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляется либо акт о списании товаров по форме № ТОРГ-16 (на товары, не подлежащие дальнейшей реализации), либо акт о порче, бое, ломе ТМЦ по форме № ТОРГ-15 (на товары, подлежащие уценке или списанию). Обе данные формы актов утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 . На каждой странице описи указываются прописью число порядковых номеров материальных ценностей и их общее количество в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны.

В связи с тем что проведение инвентаризации, как правило, не ограничивается одним днем, применяется инвентаризационный ярлык по форме № ИНВ-2 , который заполняется в одном экземпляре и хранится вместе с подсчитанными ценностями. Данные из ярлыка переносятся в инвентаризационную опись.

При оформлении описи следует учитывать, что в незаполненных строках ставят прочерки, а на последней странице должна быть сделана отметка о проверке цен и подсчете итогов за подписями лиц, проводивших проверку. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных записей, которые должны быть заверены подписями всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Отметим, инвентаризационные описи составляются отдельно на материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

Материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих их сдачу на ответственное хранение. В них указываются наименование, количество, сорт, стоимость ценности (по данным учета), дата принятия ее на хранение, место хранения, номер и дата первичного документа.

В описях на материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование организации-переработчика, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номер и дата первичного документа.

Акт инвентаризации отгруженных ТМЦ — форма № ИНВ-4

Данный акт оформляется, если у организации на балансе числятся товары, отгруженные покупателям. Инвентаризация таких ТМЦ заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухучета. При этом составляется два отдельных акта. Первый — для ТМЦ, срок оплаты которых не наступил, а второй — для материальных ценностей, отгруженных, но не оплаченных покупателями в срок.

Для последних в данной форме предусмотрена графа «Примечание», в которой по каждой отдельной отгрузке приводится наименование покупателя. Кроме того, в акте указываются наименование и единица измерения ценностей, дата отгрузки, а также сведения из товарно-транспортных или расчетно-платежных документов с указанием даты, номера, количества и суммы отгруженных материальных ценностей. В случае особого перехода права собственности на отгруженные ТМЦ данные для заполнения графы 13 пересчитываются в договорные цены.

Инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение, — форма № ИНВ-5

Указанная опись применяется при инвентаризации:

товаров, приобретенных посредниками для комитента или принципала;
ценностей, полученных хранителем по договору ответственного хранения;
ТМЦ, полученных от поставщиков, от оплаты которых организация на законных основаниях отказалась, поскольку они не соответствовали условиям договора;
полученных от поставщиков ценностей, на которые по условиям договора право собственности переходит только после оплаты.

В описи указываются наименование и единица измерения материальных ценностей, поставщик (получатель), место хранения и дата принятия на ответственное хранение, а также фактическое и учетное наличие ценностей по данным бухгалтерского учета.

Этот документ также предусматривает включение в него расписки материально ответственного лица, отвечающего за сохранность указанных ценностей. В ходе инвентаризации записи в опись делают ответственные лица инвентаризационной комиссии на основании проверки и пересчета ценностей в натуре.

Акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути, — форма № ИНВ-6

Данный акт инвентаризации служит для выявления количества и стоимости товарно-материальных ценностей, которые в момент инвентаризации еще не поступили на склад организации, но переход права собственности на них согласно договору уже состоялся. В акте указываются наименование и единица измерения ТМЦ, дата отгрузки, наименование поставщика, данные товарно-транспортных, платежно-расчетных документов и бухучета о стоимости и количестве ценностей.

Сличительная ведомость результатов инвентаризации — форма № ИНВ-19

Сличительная ведомость составляется, если в ходе проведенной инвентаризации были выявлены отклонения фактического количества ТМЦ от данных бухучета. Она является обобщающим документом и используется для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, материалов, товаров, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета.

Так, в табличной части, расположенной на второй странице формы, указываются наименование и код ТМЦ, количество и сумма выявленных излишков и недостач, сведения о расхождениях, отрегулированных за счет уточнения записей в учете, а также данные по пересортице. На третьей странице формы отражается оприходование окончательных излишков с указанием количества, суммы и номера счета.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Учет материальных ценностей, поступивших и выбывших в период проведения инвентаризации

Материальные ценности, поступившие во время инвентаризации, до ее окончания не приходуются. Они принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и заносятся в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». Председатель комиссии или по его поручению член комиссии на приходном документе за своей подписью ставит визу «После инвентаризации». Когда инвентаризация закончится, эти ценности приходуются по реестру или товарному отчету (п. 3.18 Методических указаний).

Отпуск ТМЦ в процессе инвентаризации производится только в исключительных случаях. В частности, это бывает при длительном сроке инвентаризации. В подобных ситуациях необходимо разрешение руководителя и главного бухгалтера. Материально ответственные лица отпускают указанные ценности только в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

При этом во время инвентаризации эти ТМЦ не списываются. Согласно пункту 3.19 Методических указаний такие ценности отражаются в отдельной описи «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Одновременно председатель комиссии на расходном документе ставит отметку «После инвентаризации». По окончании инвентаризации по этим ценностям оформляются документы на списание

Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, — форма № ИНВ-26

Итоговые сведения о результатах проведенной инвентаризации ТМЦ обязательно переносятся в общую ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (по форме № ИНВ-26). В ней указываются наименование и номера счетов бухучета, которые проверяют, излишки, суммы недостачи, списанные в пределах и сверх норм естественной убыли, а также суммы недостачи, отнесенные на виновных лиц и зачтенные по пересортице.

Если организация по результатам инвентаризации выявит бракованный товар, который не был обнаружен в момент приемки от поставщика, ей следует оформить претензию в адрес поставщика и возвратить данный товар.

При выявлении недостачи на складе ответственного хранения взыскание компенсации производится с хранителя, то есть с организации. Для этого, помимо всех перечисленных выше документов, нужно оформить акт об обнаруженных недостатках и выставить претензию на имя соответствующей компании для возмещения недостачи.

Все перечисленные первичные документы оформляются по итогам инвентаризации в двух экземплярах, подписываются материально ответственными лицами и членами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр хранится в бухгалтерии, а второй — передается материально ответственному лицу. Инвентаризационные документы могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и других технических средств, так и вручную чернилами или шариковой ручкой, четко и ясно, без помарок и подчисток.

Нередко возникает ситуация, когда бухгалтер получает документы с опозданием, уже после сдачи отчетности. Но годовая бухгалтерская отчетность не будет считаться достоверной без отражения в ней результатов проведенной инвентаризации. Если же комиссия обнаружит излишки материальных ценностей, то в налоговом учете их несвоевременное отражение приведет к занижению налогооблагаемой прибыли, необходимости представления уточненных деклараций, а также к доплате налога на прибыль и пеней.

Как отразить в налоговом учете результаты инвентаризации

Излишки, выявленные в ходе инвентаризации. В пункте 20 статьи 250 НК РФ указано следующее. Налогоплательщик на основании инвентаризационной описи и сличительной ведомости отражает в налоговом учете в составе внереализационных доходов выявленные и ранее не учтенные ценности по рыночной стоимости (п. 5 ст. 274 НК РФ). При последующем списании или продаже таких активов их стоимость, признаваемая в расходах, будет равна сумме дохода, учтенного налогоплательщиком при оприходовании (абз. 2 п. 2 ст. 254 и ст. 268 НК РФ).

Пересортица и недостача по результатам инвентаризации. В Налоговом кодексе понятие «пересортица» отсутствует, поэтому выявленные недостачи и излишки отражаются в полном размере без проведения взаимозачета. Напомним, пересортица означает излишек одного и недостачу другого товара. Она образуется в тех случаях, когда по документам числится оприходование или списание одного товара, а фактически был оприходован или списан другой. Пересортица может производиться только по МПЗ одного наименования в тождественных количествах за один и тот же проверяемый период у одного и того же ответственного лица.

При обнаружении недостачи МПЗ организация должна провести расследование на предмет выявления виновных лиц. Если такие лица не установлены, то при документальном подтверждении уполномоченным органом власти расходы в виде недостачи приравниваются к внереализационным расходам (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ) на дату вынесения следователем постановления о прекращении уголовного дела (письмо Минфина России от 08.06.09 № 03-03-05/103).

Если недостача была обнаружена в одном налоговом периоде, а документ правоохранительные органы выпишут уже в следующем, производить пересчет налоговой базы за прошлый налоговый период не требуется (письма Минфина России от 20.06.11 № 03-03-06/1/365 , от 27.08.10 № 03-03-06/4/81 и от 04.08.10 № 03-03-06/2/139). Если же организация в ходе самостоятельного расследования не выявила причин недостачи, то сумму недостающего имущества, не подтвержденную соответствующим документом, нельзя признать в налоговом учете.

При установлении виновного лица сумма недостачи, подлежащая возмещению работником, признается внереализационным доходом либо на дату признания такой задолженности по возмещению ущерба, либо на дату вступления решения суда в силу (п. 3 ст. 250 и подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ). В НК РФ прямо не указано, можно ли уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму нанесенного сотрудником ущерба.

Вместе с тем материальный ущерб приводит к уменьшению экономических выгод организации, являясь расходом, документально подтвержденным сличительной ведомостью, объяснительной запиской сотрудника и другими документами. Обоснованием является и то, что при возмещении недостачи сотрудником организация получает доход. Это следует из пункта 3 статьи 250 Налогового кодекса.

Если указанные выше требования выполнены, то сумму недостачи (по фактической себестоимости) можно включить в состав прочих внереализационных расходов в полном размере (подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ). Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 17.04.07 № 03-03-06/1/245 .

Потери от недостачи или порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ, включаются в состав материальных расходов (п. 7 ст. 254 НК РФ).

Недостача сверх норм естественной убыли в расходах, уменьшающих доходы, не учитывается, за исключением случая, когда виновники хищения указанных материальных ценностей не установлены (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Эта позиция также отражена в письмах Минфина России от 28.04.10 №03-03-06/1/300 и от 04.07.11 №03-03-06/1/387 .

Товары с истекшим сроком годности. В ходе инвентаризации, помимо излишков и недостач, организация может выявить товары с истекшим сроком годности. Для их списания в состав прочих расходов организация должна провести экспертизу и оформить соответствующие документы, которыми будут подтверждаться факты порчи товарных ценностей (акты по форме № ТОРГ16 или ТОРГ15), а также приказ руководителя о списании. Это следует из писем Минфина России от 08.07.08 № 03-03-06/1/397 и УФНС России по г. Москве от 18.04.08 № 20-12/037680 .

Однако позже в письмах от 07.05.10 № 03-03-06/1/315 и от 02.03.10 № 03-03-06/1/105 Минфин России высказал противоположную точку зрения: стоимость товаров учитывается в составе расходов в налоговом учете либо при их реализации, либо при передаче в производство. Процесс утилизации, по мнению ведомства, не относится к деятельности по извлечению дохода, поэтому такие затраты не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Арбитражная практика в большинстве случаев складывается в пользу налогоплательщиков (постановления ФАС Московского округа статья 40 НК РФ утрачивает силу. Поэтому согласно Федеральному закону от 18.07.11 № 227-ФЗ проверять цены налоговики смогут только по контролируемым сделкам между взаимозависимыми лицами и приравненным к ним сделкам.

Если товар был уценен вследствие чрезвычайной ситуации, то сумму уценки товара налогоплательщик может включить в состав внереализационных расходов на основании подпункта 6 пункта 2 статьи 265 НК РФ.

Нужно ли восстанавливать НДС по недостаче

Выбытие товаров вследствие их недостачи, выявленной в результате инвентаризации, объектом обложения НДС не признается. Поэтому суммы налога, ранее правомерно принятые к вычету по товарам, списываемым в связи с истечением срока годности или в связи с недостачей, по мнению Минфина России, подлежат восстановлению (письма от 05.07.11 № 03-03-06/1/397 НК РФ, приведенных в

— недостачу конфет «Барбарис» в размере 30 кг по учетной цене 30 руб./кг;

— излишек конфет «Дюшес» — 40 кг по учетной цене 20 руб. за 1 кг;

— недостачу печенья — 20 кг по учетной цене 30 руб. за 1 кг;

— излишек шоколада — 40 кг по учетной цене 40 руб. за 1 кг.

В связи с выявленной пересортицей по решению руководителя в бухгалтерском учете недостача конфет «Барбарис» в количестве 30 кг была покрыта излишками конфет «Дюшес» в том же количестве.

Сумма недостачи по пересортице составила 900 руб. (30 руб. Х 30 кг), а сумма излишка — 600 руб. (20 руб. Х 30 кг). Оставшийся излишек конфет «Дюшес» в количестве 10 кг оприходован по цене 20 руб. за 1 кг, итого 200 руб.

ВАС РФ указал, что списание товаров с истекшим сроком годности не упомянуто в перечне случаев, при которых НДС, ранее принятый к вычету, подлежит восстановлению Недостача печенья составила 600 руб. (30 руб. Х 20 кг), излишек шоколада — 1600 руб. (40 руб. Х 40 кг).

Виновное лицо установлено только в отношении недостачи печенья.

В налоговом учете организация отразит в составе доходов выявленные излишки конфет «Дюшес» в сумме 800 руб., шоколада в сумме 1600 руб., а также возмещение работником недостачи в сумме 600 руб. (в отношении печенья). В составе внереализационных расходов организация отразит недостачу печенья в сумме 600 руб. и конфет «Барбарис» в сумме 900 руб.

При последующей реализации оприходованные излишки кондитерских изделий организация включит в состав расходов в сумме, по которой они были приняты к учету.

Фрагменты заполненных инвентаризационной описи по форме № ИНВ-3 и сличительной ведомости по форме № ИНВ-19 см. на рис.1 и 2. .

РИСУНОК 1. ФРАГМЕНТ ИНВЕНТАРИЗАЦИОННОЙ ОПИСИ ТМЦ ПО ФОРМЕ № ИНВ-3

РИСУНОК 2. ФРАГМЕНТ СЛИЧИТЕЛЬНОЙ ВЕДОМОСТИ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ПО ФОРМЕ № ИНВ-19

Регулярная инвентаризация ТМЦ - важнейший помощник в управлении бизнесом. Она позволит проверить, правильно ли отражено имущество фирмы в учётных бухгалтерских документах. Это относится абсолютно ко всем ценностям - зданиям, материалам для производства, товарам для перепродажи, деньгам, акциям, облигациям и другим ценным бумагам.

Что такое инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ)

Имущество бизнесмена приносит ему доход, поэтому каждый предприниматель хочет быть уверен в его целостности. Контроль за сохранностью бизнес-собственности осуществляется, в частности, с помощью периодических инвентаризаций.

Сущность процесса инвентаризации заключается в проверке наличия каждого конкретного объекта, который в бухгалтерии отражён как имущество фирмы, а также реального положения дел по части выполнения финансовых обязательств. Проще говоря, на предприятии проводятся контрольные мероприятия, по результатам которых становится видно, всё ли на месте и соответствует ли бумажный (бухгалтерский) перечень имущества фактическому.

Инвентаризация включает в себя несколько этапов:

Подготовительные работы, к которым, в частности, относятся:
- издание приказа руководителем о составе комиссии, о сроках и объектах проверки;
- действия кладовщиков, которые обычно проверяют инвентарные карточки по всем ТМЦ (в бумажном виде или в компьютерной программе);
- деятельность материально ответственных лиц (МОЛ), которые письменно подтверждают, что они передали в бухгалтерию всю документацию на приход и отпуск ТМЦ;
- работа бухгалтеров, которые разносят по счетам учёта всю информацию по движению ТМЦ и выводят итоги по этим счетам (хорошо, что современные компьютерные управленческие системы все операции разноски совершают автоматически в момент ввода информации о приходе ТМЦ по документам поставщиков и по расходным накладным).
Проведение натуральной и документальной проверки инвентаризуемых ТМЦ: все ценности пересчитывают, обмеряют, взвешивают и проводят их оценку с одновременным отражением в инвентаризационной описи.
Пообъектное сравнение с бухгалтерским учётом и заполнение сличительной ведомости.
Написание акта комиссии по итогам выполненной сверки.
Изготовление протокола комиссии, содержащего заключение об итогах проведённой инвентаризации.

Инвентаризация имеет определённый алгоритм действий

После окончания проверки обязательно проводится комплекс мероприятий, направленных на устраненение обнаруженных проблем.

Так, бухгалтерия вводит в учётные регистры выявленные отличия реального количества ТМЦ фирмы от того, что было отражено в учёте ранее:

вносит проводки по взаимозачету активов, если была выявлена так называемая пересортица;
отражает приход излишков, относя их на доходы фирмы;
проводит учётные операции по результатам выявления недостач (например, взыскание с МОЛ или отнесение на убытки компании).

При обнаружении существенных отклонений фактического наличия ТМЦ от учётного наступает очередь руководства фирмы фиксировать выводы о качестве работы персонала всех уровней и о материальной ответственности сотрудников, которые в этом виновны (от взыскания недостачи из заработной платы до составления заявления в правоохранительные органы).

Общие правила инвентаризации ТМЦ

Определение частоты и объёма инвентаризаций - право директора, который должен отразить это в специальном приказе. Но иногда инвентаризацию проводят по требованию законодательства.

Положение о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ (утвер. Приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.1995) устанавливает случаи, когда инвентаризацию должны проводить обязательно:

при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчётности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчётного года, а также инвентариазции основных средств (может проводиться 1 раз в 3 года) и библиотечных фондов (1 раз в 5 лет));
при смене материально ответственных лиц (на день приёмки-передачи дел);
при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса активов фирмы.

В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

Инвентаризационные процессы делятся на разные категории в зависимости от признаков их проведения:

обязательность;
периодичность;
широта охвата имущества;
тип активов, подлежащих проверке.

Инвентаризация бывает нескольких видов

Классификация по обязательности проведения

По обязательности проведения выделяют инвентаризации:

обязательные (предусматриваются по закону);
рекомендательные (могут быть назначены директором, например, по просьбе аудитора или ревизора, если у него возникли вопросы при документальной ревизии);
инициативные - проводимые исключительно по инициативе директора фирмы.

Классификация по степени охвата

По степени охвата можно выделить инвентаризации:

сплошные - охватывают все ТМЦ фирмы и все её обязательства перед кредиторами;
целевые - проводятся в связи с конкретными событиями в деятельности (увольнение МОЛ, смена собственника, реорганизация и т. п.);
выборочные (например, по отдельному складу, по конкретному МОЛ или по выделенным номенклатурным позициям);
комбинированные, сочетающие в себе характеристики нескольких видов инвентаризаций (например, целевой и выборочной, если предполагается хищение имущества фирмы, подотчётного конкретному МОЛ).

Внезапная инвентаризация может проводиться, если есть подозрения в систематических хищениях

Классификация по периодичности

По периодичности проведения можно выделить инвентаризации:

плановые,
внезапные,
контрольные,
программные.

Самый распространённый вид - плановые, т. е. совершаемые регулярно в сроки, которые установлены законодательством или руководителем фирмы. Внезапная инвентаризация проводится вне установленных графиков проверок для контроля работы конкретных МОЛ без подготовки и предупреждения (обычно по наличным деньгам в кассе). Контрольную проводят по инициативе директора в качестве целевой проверки, например, перед составлением квартальной отчётности. Программная может быть частью принятого в фирме графика систематического фрагментарного контроля ТМЦ.

Классификация по предмету проверки

Отдельно можно выделить классификацию по видам исследуемых активов. Здесь имеется три основных вида имущества:

Товарно-материальные ценности (ТМЦ), которые можно осмотреть, затем (учитывая вид таких активов) пересчитать, взвесить, измерить.
Наличные деньги и иные ценности, находящиеся на хранении в кассе (производится пересчёт).
Любые документально отражённые задолженности фирмы перед бюджетом (например, налоги), перед дебиторами (например, недопоставленные оплаченные товары) и кредиторами.

По ТМЦ, не присутствующим физически на предприятии (например, по товарам, отправленным покупателю и ещё им не полученным) обычно проводится только проверка у кладовщика, по документам которого количество отгруженных ТМЦ должно впоследствии совпасть с данными регистров бухгалтерии по отгруженным товарам.

Инвентаризация различается по видам активов

Что получаем в итоге инвентаризации

Идеальным итогом инвентаризации должно стать подтверждение наличия всех ТМЦ, числящихся за каждым МОЛ по учётным документам бухгалтерии фирмы. В действительности может оказаться, что в результате инвентаризационного пересчёта обнаружились излишние ТМЦ или выявлена недостача.

Самым «безвредным» для предприятия можно считать то, что принято называть «пересортицей». В этом случае по двум однотипным товарам обнаруживают излишек одной позиции при недостаточном количестве другой. При этом отклонений по стоимости в бухгалтерском учёте не наблюдается. Разница только в количественных показателях.

Инвентаризация сопровождается документальным оформлением как самого процесса пересчёта ТМЦ, так и сопоставления результата с учётной документацией бухгалтерии.

Приказ директора о назначении инвентаризации

Единственное законное основание для инвентаризаций любого вида - приказ директора, содержащий необходимые данные. Для его создания рекомендовано использовать форму ИНВ-22 , утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88.

Отметим, что с 01.01.2013 указанную форму применять необязательно (это установлено в Информационном письме Минфина РФ № ПЗ-10/2012), но фактически её заполнение удобно тем организациям, которые не разрабатывали собственную учетную документацию.

Порядок заполнения приказа

Для того чтобы правильно оформить бланк ИНВ-22, следует:

В шапке бланка заполнить реквизиты фирмы: основное наименование, а также название подразделения (если инвентаризация проводится не по всей организации), код по ОКПО (все эти данные заносятся в приказ по учредительным документам фирмы).
В заголовке поставить номер (по реестру регистрации приказов) и дату издания.
В строке «Для проведения инвентаризации» вписать то подразделение, где будет проходить инвентаризация (например, название конкретного магазина).
В списке членов комиссии отразить должности и Ф. И. О. (названия должностей можно сокращать, а Ф. И. О. указывать в виде фамилии и инициалов).
В строке «Инвентаризации подлежит» указать тип имущества, по которому будет проходить инвентаризация (например, «товарно-материальные ценности»).
Назначить точные даты, когда процесс должен быть начат и закончен (у проверяемых МОЛ должен быть некоторый промежуток для подготовки документации к проверке, а у комиссии достаточно времени для самого процесса инвентаризации, учитывая объём работы).
Указать причину проведения инвентаризации (подготовка к годовому отчёту, смена МОЛ и т. п.).
Определить точную дату, до которой комиссия обязана сдать в бухгалтерию документы, составленные при инвентаризации.
Подписать приказ (это делает директор фирмы или лицо, которое уполномочено его приказом (доверенностью) подписывать подобные распоряжения).

Форма № ИНВ-22 рекомендована для приказа о проведении инвентаризации

Подготовка и сбор инвентаризационной комиссии

Директор определяет состав комиссии и количество участвующих в её работе лиц (три или более человека). Эти сотрудники не должны относиться к категории материально ответственных. Требования к комплектованию комиссии подробно определяются Приказом Министерства финансов № 49 от 08.11.2010. Комиссия должна работать именно в полном составе, определённом в приказе директора, иначе итоги её работы можно будет признать недействительными.

Обычно такую комиссию организуют как постоянную. В небольшой компании эти обязанности могут быть возложены на ревизионную комиссию. В фирмах, владеющих большими объёмами ТМЦ, можно сформировать несколько комиссий для проведения инвентаризации всех ТМЦ во всех подразделениях.

В комиссии можно включать заместителей директора, бухгалтеров, менеджеров, инженеров, сотрудников из подразделения внутреннего аудита. Могут быть приглашены специалисты из независимых аудиторских компаний.

Как провести инвентаризацию

При подготовке к назначенной плановой инвентаризации обычно проверяют имеющиеся ТМЦ и порядок их расположения в местах хранения.

Следует заранее скомпоновать всю документацию, в которой зафиксировано движение ТМЦ:

приход (например, приходные накладные),
расход ТМЦ при отпуске на производство или на реализацию,
списание по различным причинам (например, в брак).

На время инвентаризации нужно ограничить доступ на территорию посторонних лиц

На момент проведения инвентаризации руководство должно обеспечить следующие условия:

присутствие на проверяемых территориях минимума клиентов и иных посторонних лиц;
наличие достаточного количества правильно проинструктированного персонала для оказания технической помощи на момент работы комиссии.

В период с начала до окончания инвентаризации запрещено корректировать базу данных, отражающую наличие ТМЦ предприятия.

При подготовке к инвентаризации следует учитывать территориальное расположение подлежащих проверке ТМЦ. Это относится как к крупным объектам основных средств, так и к оборотным средствам или товарам для торгового предприятия, расположенным на различных складских территориях. Для мелких фирм (ателье, столовой, небольшого магазина), где нет складов, имеющих статус структурного подразделения с отдельным МОЛ, инвентаризацию ТМЦ проводят одновременно по всему предприятию.

При значительном ассортименте материалов или товаров следует исходить из структуры организации складского хозяйства. Конкретные склады могут быть либо самостоятельными подразделениями предприятия, либо в составе более крупных учётных единиц.

Комиссия исследует и фиксирует в описи фактическое наличие товарно-материальных ценностей и цены их оприходования, проверяет целостность упаковок, этикетки товаров. При работе комиссии всегда присутствует конкретное МОЛ.

Инвентаризация проводится назначенной комиссией в полном составе

Составление инвентаризационной описи

Основной этап инвентаризации - это составление инвентаризационной описи. Рекомендуется использовать стандартную форму ИНВ-3 .

Такой документ заполняют в процессе перерасчёта, взвешивания, перемеривания ценностей. Все эти операции производят отдельно по каждому месту хранения запасов. Должно быть заполнено два экземпляра описи - один для МОЛ, а второй положено хранить в бухгалтерии фирмы не менее 5 лет.

Страница 1 - титульный лист ИНВ-3

Заполнение первого листа начинают с оформления шапки бланка. Сначала записывают наименование фирмы (подразделение указывают, если инвентаризацию будут проводить не по всей организации). На бланке отражают код по ОКПО и вид деятельности фирмы (код ОКОНХ). В шапке должны быть указаны номер и дата приказа.

Некоторые коды на первом листе указывать необязательно, например, вид операции и код структурного подразделения.

В заголовке проставляется дата составления описи и её номер, а также указывается (в соответствии с приказом) вид ТМЦ, подлежащих инвентаризации, и принадлежность проверяемых ценностей, т. е. являются ли они собственностью фирмы или были получены для переработки.

На первом листе описи располагается и расписка МОЛ в том, что ответственное лицо выполнило к началу проверки передачу в бухгалтерию всех первичных документов, приход, выбытие и списание в расход всех ТМЦ.

При инвентаризации составляется опись ТМЦ

Основная часть описи (страницы 2 и 3)

Основная часть формы ИНВ-3 (страницы 2 и 3) предназначена для размещения перечня ТМЦ, по которым проводят инвентаризацию. Каждую опись составляют только для конкретного вида ТМЦ. Для различных видов делают отдельные описи.

В столбцах записывают названия объектов проверки, количество и единицы их измерения так же, как они были отражены при поступлении на предприятие. В описи указывают артикул, сорт, номенклатурный номер (если он нанесён на объект проверки).

Графа №9 заполняется только для товаров, имеющих паспорт (например, сложных технических изделий).

Важно, что значения, указанные в графах 10 и 11, могут не совпадать со значениями в графах 12 и 13. Если фактические остатки отличаются от указанных в графах 12 и 13 или выявлены другие расхождения с учётными данными, то эти отличия впоследствии заносят в сличительные ведомости.

В нижней строке рассматриваемых страниц указывают итоговые значения, т. е. суммируются количественные показатели в используемых единицах измерения, а также указывается общая стоимость всех позиций описи. Для большого склада может быть заполнено несколько страниц. В этом случае итоги должны подводиться дважды - как по каждой странице, так и по описи в целом.

На каждой странице проставляются (не цифрами, а прописью) два итоговых значения:

количество номеров объектов проверки на странице;
количество единиц пересчитанных объектов (в натуральных показателях). Единица измерения не имеет значения.

Страницы 2 и 3 инвентаризационной описи содержат перечень ТМЦ

Пустые строки в листах описи оставлять нельзя, а в конце последнего листа они должны прочёркиваться.

Если при составлении описи была допущена ошибка, нужно ошибочную запись зачеркнуть, а сверху вписать правильное значение. Исправление заверяется подписями членов комиссии и МОЛ.

Страница 4 - заключение

После заполнения основной части ведомости переходят к её заключительной части (страница 4).

Правильность внесённых цен объектов проверки, таксировки стоимости проверяемых ТМЦ и калькуляции итога отражаются отметкой в конце последнего листа.

Последняя страница описи отражает свидетельство итогов проверки. Здесь должны поставить свои подписи все члены комиссии и МОЛ, которые отмечены на первом листе документа, что подтверждает факт их присутствия при проведении проверки. Если инвентаризацию проводят при смене МОЛ, то сотрудник, который принимает ТМЦ, должен расписаться в получении, а передавший - в сдаче.

Страницу 4 формы ИНВ 3.1 заполняют по образцу

Полная инвентаризация включает в себя пересчёт не только тех ТМЦ, которые являются собственностью фирмы, но и принятых на ответственное хранение (товаров, полученных по ошибке доставки, бракованной продукции поставщиков, ожидающей экспертизы и т. п.). Для таких ТМЦ применяют форму ИНВ-5 .

Заполнение такой инвентаризационной описи проводят по тем же правилам, что и ИНВ-3.

Фотогалерея: образец заполнения инвентаризационной ведомости ИНВ-5

Сравнение результатов инвентаризации с данными учёта

После окончания пересчёта, обмера, взвешивания и оценки всех ТМЦ и оформления инвентаризационных ведомостей начинается следующий этап - сверка наличия ТМЦ фирмы с показателями учёта. Происходит выявление обнаруженных недостач или излишков ТМЦ на основании записей, занесённых в процессе инвентаризации.

На этом этапе комиссия приступает к формированию сличительной ведомости (рекомендуемая форма НВ-19). Она всегда изготовляется в двух экземплярах: для МОЛ и для хранения в бухгалтерии. Такой ведомости обязательно присваивается порядковый номер. По имуществу, которое находится на территории фирмы, но не принадлежит предприятию (например, взято на ответственное хранение), составляют также два экземпляра.

В большинстве современных фирм, где используются программные комплексы для ведения учёта, распечатка заготовки для сличительных ведомостей производится автоматически.

Заполняется документ в таком порядке:

Первый лист сличительной ведомости состоит практически из той же информации, что и первый лист инвентаризационной описи. Отличия состоят в том, что здесь проставляются индивидуальный номер и дата заполнения уже именно сличительной ведомости.
На первой странице сличительной ведомости указывают основные данные
Главная информация сличительной ведомости размещается на второй странице. Здесь отражают ТМЦ, по которым выявлено несовпадение с учётными данными, отмечают тип несовпадения. Единицы измерения ТМЦ должны быть указаны в принятых обозначениях (шт, г, ед) и с указанием кода ОКЕИ.
Страница 2 сличительной ведомости содержит перечень ТМЦ

Если необходимо провести зачёт излишков (в случае выявления пересортицы), указываются порядковые номера позиций, по которым они есть, и дата оприходования (графы 24–26 ведомости).

Пустые строки прочеркиваются.

Сличительная ведомость после заполнения должна визироваться сотрудником бухгалтерии и МОЛ по имуществу, отражённому в этой ведомости.

Акт инвентаризации наличных денежных средств и ценных бумаг

Для инвентаризации денежных средств в кассе фирмы рекомендуется использовать форму ИНВ-15 , а для ценных бумаг - форму ИНВ-16 .

Фотогалерея: образцы заполнения инвентаризационных описей ИНВ-15 и ИНВ-16

Акт ИНВ-15 заполняют по образцу Страница 1 формы ИНВ-16 содержит основные данные Страница 2 формы ИНВ-16 содержит перечень ценных бумаг Страница 3 формы ИНВ-16 содержит перечень ценных бумаг Страница 4 формы ИНВ-16 предназначена для подведения итогов

Подведение итогов инвентаризации

Результаты проведённой инвентаризации должны быть рассмотрены комиссией не позднее 10 дней после формирования и оформления сличительных ведомостей.

Руководство фирмы делает выводы по сохранности имущества, уровню организации его хранения. Они отражаются в протоколе, а при наличии недостачи по конкретному МОЛ руководитель выносит решение.

Также руководитель предприятия может сделать выводы о качестве учётной работы персонала как на уровне складского учёта, так и в бухгалтерском подразделении.

Излишки или недостача

Идеальным вариантом для итогов проверки наличия ТМЦ можно считать случай, когда ТМЦ, отражённые в инвентаризационных ведомостях, полностью соответствуют данным бухгалтерского учёта по этим же ТМЦ (по количеству и по цене). Но обычно отклонения всё же выявляются.

По итогам инвентаризации могут быть обнаружены излишки, т. е. количество имущества по инвентаризационной ведомости превышает количество такого же вида имущества по данным учёта. Такие ТМЦ признаются доходом фирмы. Обнаруженное излишнее имущество следует оприходовать по акту с указанием конкретного места хранения и конкретного МОЛ. Цена ТМЦ устанавливается, как правило, по аналогичным ценностям, имеющимся на предприятии, или по прайсам поставщиков.

Выявленные при инвентаризации недостачи для компании считаются расходом. Здесь вступают в действие правила учёта недостачи ТМЦ, предусмотренные законодательством.

Существует понятие «норма естественной убыли» для ТМЦ. Его используют в любом виде деятельности. В цехе при обработке металла какая-то его часть уходит в стружку. В магазине при взвешивании товаров (особенно сыпучих, таких как крупа, сахар и т. п.) незначительная часть просыпается - это технические особенности работы с ТМЦ. На эти моменты устанавливаются нормы убыли материальных ресурсов.

Недостача, при которой размер ТМЦ находится в рамках норм естественной убыли, относится на расходы предприятия. Недостача имущества, превышающая этот показатель, должна взыскиваться с виновных лиц. Цена устанавливается в соответствии с рыночной. Такой сотрудник должен также быть немедленно отстранён от распоряжения материальными ценностями, и ТМЦ по акту передаются другому человеку, назначенному на эту должность. Если сумма окажется большой, руководитель фирмы может обратиться в правоохранительные органы с заявлением о привлечении МОЛ к уголовной ответственности за хищение имущества организации.

Договор о полной материальной ответственности служит основанием для применения санкций к виновному

При расчёте суммы взыскания производится также расчёт суммы НДС по недостающим материалам, который был возмещён из бюджета при оприходовании таких ТМЦ. Данная сумма подлежит восстановлению и должна быть присоединена к текущей задолженности фирмы по НДС, отражённой по кредиту балансового счёта 68.

Если виновных установить не удалось или судом было отказано во взыскании с виновного лица, недостачу относят на убытки фирмы. Но такого, как правило, не происходит. В этом и смысл регулярного проведения инвентаризации ТМЦ.

Наличие небольших отклонений нельзя считать существенным недостатком в работе с ТМЦ. При выявлении излишков или недостач следует обратить внимание на их объём и постараться найти границу между незначительной неаккуратностью и умышленными злоупотреблениями.

Таблица: расчёт суммы взыскания с МОЛ за недостачу ТМЦ и восстановления суммы НДС

Бухгалтерские проводки

Если данные заполненной сличительной ведомости позволят сделать вывод о наличии недостачи, излишков ТМЦ или пересортицы, бухгалтер фирмы должен внести проводки, отражающие все эти отклонения.

Если были выявлены излишки ТМЦ, то эти ценности должны быть проведены бухгалтерией как доход. Их относят в дебет счёта 10 «Материалы» (если фирма занимается производством изделий или оказанием услуг) или в дебет счёта 41 «Товары» (для торговой фирмы). Сумма стоимости излишков ТМЦ будет отнесена в кредит счёта 91.1 «Прочие доходы».

Если была выявлена недостача ТМЦ, эту сумму следует отразить по дебету счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Одновременно она должна быть отнесена в кредит счёта учёта проверяемых ТМЦ, т. е. 41 «Товары» (если вид деятельности фирмы - торговля) или счёта 10 «Материалы».

Дальнейшие действия бухгалтера зависят от типа выявленной недостачи.

Если это недостача, предусмотренная внутрифирменными нормативами норм естественной убыли, то для списания суммы с кредита счёта 94 может быть два варианта:

При наличии в фирме резерва на списание нормируемых потерь сумму относят в дебет счёта 96 «Резервы предстоящих расходов».
Если же резерв не предусмотрен, сумму следует отразить по дебету счёта 44 «Расходы на продажу», и она будет отнесена на издержки фирмы.

По недостачам, не попавшим в категорию норм естественных потерь, тоже существует два варианта отражения в бухгалтерии (выбор зависит от наличия лица, виновного в недостаче):

Если вина конкретного человека не установлена, сумма должна быть списана с кредита счёта 94 и проведена по дебету счёта 91.2 «Прочие расходы», она будет отражаться как уменьшение прибыли или увеличение убытков.
При установлении виновного лица сумму недостачи вычитают из его заработной платы (дебет счёта 70, кредит - 94).

Таблица: отражение итогов инвентаризация ТМЦ в бухгалтерском учёте

Счёт Дт	Счёт Кт	Описание проводки	Сумма проводки	Документ-основание
Отражаем результаты инвентаризации
41	91.1	Выявлены излишки товаров	Сумма излишков	Бухгалтерская справка-расчёт.
94	41	Выявлены недостачи товаров	Сумма недостачи	Инвентаризационная опись по форме ИНВ-3. Сличительная ведомость по форме ИНВ-19. Бухгалтерская справка-расчёт
Отражаем списание недостачи в пределах норм
96	94	При наличии в организации резерва на списание нормируемых потерь		Бухгалтерская справка-расчёт
44	94	При отсутствии в организации резерва на списание нормируемых потерь	Сумма недостачи в пределах нормы	Бухгалтерская справка-расчёт
Отражаем списание недостачи сверх норм за счёт виновного лица
73.2	94	Списание недостачи товаров за счёт виновного лица в пределах балансовой стоимости недостающего имущества	Сумма недостачи сверх нормы в пределах балансовой стоимости недостающих товаров	Бухгалтерская справка-расчёт
73.2	91.1	Если сумма взыскания с виновных лиц, больше балансовой стоимости недостающего имущества	Разница между балансовой стоимостью недостающих товаров и суммой взыскания	Бухгалтерская справка-расчёт
Отражаем списание недостачи товаров в случае, когда виновные лица не установлены
91.2	94	Списание недостачи товаров на финансовый результат	Сумма недостачи	Бухгалтерская справка-расчёт

Какие средства компьютеризации используются при инвентаризации

Очевидно, что бухгалтерию XXI века трудно представить себе без компьютерных систем учёта. Каждая фирма сегодня использует информационную систему, ориентированную на комплекс учётных и управленческих операций, включая и инвентаризацию ТМЦ.

Крупные торговые склады организуют инвентаризацию с применением цифровых устройств для считывания информации с этикетки каждой упаковки. Для этого используют различные товарные сканеры, например, сканер штрих-кода Mindeo MD 2230AT. Разумеется, упаковка не должна быть повреждена.

Использование сканера для инвентаризации на большом складе существенно облегчает процесс инвентаризации

Очень многие предприятия разной отраслевой направленности используют систему 1С:Предприятие. Она постоянно совершенствуется и учитывает все новшества налогообложения, предлагает учётно-аналитические комплексы для различных отраслей хозяйственной деятельности, начиная от строительства, автотранспортных предприятий и заканчивая торговлей и общепитом. Он позволяет легко проводить настройку под особенности любого предприятия.

Видео: использование 1С при инвентаризации товаров на складе

Рассмотренный инструмент управления материальными запасами, называемый инвентаризацией ТМЦ, - это важнейший инструмент менеджмента любой фирмы. Эффективность его проявляется, однако, только при чёткой организации процесса и правильном оформлении итогов в соответствии с нормами действующего законодательства.

Фактический состав имеющихся у организации товарно-материальных ценностей может не соответствовать данным бухучета. Выявить это помогает инвентаризация. Как проводится инвентаризация ТМЦ?

Любое предприятие периодически проводит инвентаризацию имеющихся ценностей. Проверка может быть обязательной или внеплановой. В каждом случае должен соблюдаться порядок инвентаризации ТМЦ.

Общие сведения

Организации должны регулярно проводить инвентаризацию имущества, и ТМЦ в том числе, что должно обеспечить достоверность учетных данных.

В процессе инвентаризационной проверки исследуется фактическое наличие ценностей, и данные сопоставляются с учетной информацией.

Порядок и периодичность инвентаризации определяет руководитель, кроме ситуаций, когда осуществления проверки обязательно.

Обязательным проведение инвентаризации ТМЦ является:

перед подготовкой годовой бухотчетности;
при передаче ценностей в или при их продаже;
при обнаружении фактов порчи имущества, хищении или злоупотребления;
при смене ответственного материально лица;
при ;
в иных случаях, определенных законом РФ.

Результатом инвентаризации может становиться:

соответствие фактических и учетных данных;
выявление излишков;
обнаружение недостачи.

Всякая инвентаризационная проверка ТМЦ сопровождается документальным оформлением.

Документами отображается каждое действие инвентаризационной комиссии. Результаты проведенной инвентаризации непременно отражаются в бухгалтерском учете.

Что это такое

Под инвентаризацией ТМЦ подразумевается проверка действительного наличия ценностей. В процессе проверки количество и стоимость объектов сверяется с данными, показанными в бухгалтерском учете.

При инвентаризации ТМЦ важно учитывать структуру складского хранения. Склады различных подразделений организации могут являться самостоятельными единицами в учете либо быть составной частью иных учетных единиц.

В подразделениях, где склады не являются самостоятельными единицами учета, инвентаризация ценностей на складах осуществляется одновременно с проверкой всего производства в целом.

В процессе инвентаризационной проверки исследуется и подтверждается документально присутствие товарно-материальных ценностей, соответствие их розничных цен.

Также оценивается товарный вид объектов, упаковка, наличие этикетов, ценников и подобное. Инвентаризироваться могут как группы ТМЦ при полной инвентаризации, так и отдельные группы ценностей при выборочной проверке.

Полная инвентаризация ТМЦ осуществляется по решению руководителя предприятия. Решение о выборочной инвентаризации может приниматься начальником отдельного подразделения.

Посредством регулярных проверок реализуется соблюдение законодательных норм, вовремя обнаруживаются ошибки в учете и вносятся необходимые исправления.

Кроме того инвентаризация ТМЦ способствует:

обнаружению ценностей с ненадлежащим сроком годности;
выявлению испорченных ценностей;
определению ценностей, какие не используются организацией в производственной деятельности.

Действующие нормативы

При проведении инвентаризации и документальном оформлении проверки следует руководствоваться такими нормативами как:

«Методические указания по бухучету материально-производственных запасов», принятые ;
«Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», принятые ;

Нормативами Госкомстата учреждаются унифицированные формы первичных документов, какими документально оформляется проведение инвентаризации.

Положение об инвентаризации товарно-материальных ценностей определяет порядок проведения инвентаризационной проверки и отображения ее в бухгалтерском учете.

Процедура инвентаризации товарно-материальных ценностей

Время для проведения инвентаризационной проверки и ее продолжительность устанавливаются исходя из объема ценностей, количества участвующих в проверке сотрудников и возможности осуществления проверки в рабочее время.

Инвентаризация ТМЦ включает в себя несколько этапов:

Подготовка	Наличествующие ценности готовятся к проверке. Собираются необходимые для инвентаризации документы. Формируется состав комиссии для осуществления проверки. Определяются сроки выполнения и виды инвентаризуемого имущества
Проверка фактического наличия ТМЦ и составление инвентаризационных описей	В процессе проверки запрещена реализация не подсчитанного товара, прибывшего после начала инвентаризации. Ценности приходуются по окончании процедуры
Сопоставление итогов проверки с данными бухучета	—
Анализ полученных данных	При этом выявляются расхождения, их причины, что оформляется соответствующими документами
Оформление итогов проверки	На этом этапе осуществляется отображение инвентаризационных итогов в бухгалтерском учете. К ответственности привлекаются ответственные лица, при наличии таковых

Инструкция по проведению

К основным правилам проведения инвентаризации следует отнести такие моменты:

Временные и количественные характеристики	Инвентаризации учреждаются руководителем
Ситуации, обязывающие к проведению инвентаризации	Непрестанно мониторятся руководством
В качестве количественных определителей наличия ценностей	Определяются итоги непосредственного пересчитывания, обмера и/или взвешивания отчетных единиц
Непреложным условием выступает присутствие	При проверке ответственных материально лиц
В процессе инвентаризации	Допускает осуществление контрольных проверок относительно достоверности полученных данных
В период меж проведением полных проверок	Желательно осуществление инвентаризаций выборочного характера

Краткая инструкция по проведению любой инвентаризации выглядит так:

Формирование приказа

В преддверии инвентаризации руководителем организации издается приказ по унифицированной .

Готовый документ регистрируется в Журнале учета приказов о проведении инвентаризации и контроля их исполнения, его форма соответствует унифицированной .

Как правило, приказ о проведении инвентаризации создается не менее чем, за десять дней до непосредственной проверки. Это позволяет подготовиться к процедуре должным образом.

В приказе руководителя утверждается состав инвентаризационной комиссии. Здесь же конкретизируются такие сведения как:

состав группы инвентаризируемых ценностей;
причины проверки (обязательная контрольная инвентаризация, переоценка, смена ответственного материально лица и пр.);
порядок проверки и ее сроки;
назначение председателя инвентаризационной комиссии;
окончательный срок подачи документов в бухгалтерию.

Когда проводится

Сроки проведения инвентаризаций учреждаются руководителем организации. Им определяется, сколько раз за отчетный год надлежит проводить инвентаризацию, какие инвентаризуемые обязательства и имущества подлежат проверке, как часто нужно проводить выборочные проверки.

Определенный руководителем порядок фиксируется в . Действующим законодательством не воспрещается проведение инвентаризации в любой удобный для предприятия день.

Но более рациональной считается проверка на первое число месяца, так как именно в это время выводится сальдо по синтетическим и аналитическим счетам бухучета.

За счет этого формируется информация для подготовки сличительных ведомостей и сопоставления итогов инвентаризации.

Если для проведения инвентаризационной проверки выбирается иное число, то необходимо выведение промежуточных результатов (сальдо и оборотов) по счетам учета ценностей.

Плановые инвентаризации проводятся по заранее утвержденному графику. Но руководство может проводить и внеплановые проверки ТМЦ.

Подобная инвентаризация проводится внезапно, что позволяет уличить нерадивых работников. Проводят внеплановые проверки по графику, который составляет и хранит руководитель.

В первую очередь внезапные проверки проводятся:

относительно новых сотрудников, несущих материальную ответственность;
в случае образования и возрастания объема ТМЦ сверх нормы;
при выявлении фактов не соблюдения правил по приему, хранению и реализации ценностей.

Инвентаризационная опись

В процессе инвентаризации ТМЦ заносятся в специальную опись. Для этого применяется по всякому отдельному наименованию.

Обязательно указываются вид, группа, количество и иные необходимые характеристики объекта проверки. Ценности инвентаризуются в порядке расположения их в помещении.

Если инвентаризационная опись состоит из нескольких листов, то их следует пронумеровать и скрепить так, чтобы заменить отдельные страницы не представлялось возможным.

В конце каждого листа описи прописывается:

численность порядковых номеров ТМЦ;
общее количество, отображенное на странице, в натуральных показателях.

Такое оформление необходимо во избежание внесения в опись несанкционированных изменений после завершения проверки. На последнем листе описи делается отметка о подсчете итогов за подписями членов комиссии и материально-ответственных лиц.

Оформление результатов

Результаты инвентаризации сначала оформляются документально, а затем отображаются в бухгалтерском учете.

Так при такой процедуре как инвентаризация ТМЦ документы составляются следующие:

Инвентаризационная опись ТМЦ по форме ИНВ-3	Для указания количества подсчитанных ценностей и их характеристик
Опись «ТМЦ, поступившие в процессе инвентаризации»	Для отображения ценностей, поступивших при проверке
Опись «ТМЦ, отпущенные при инвентаризации»	При реализации ценностей в процессе проведения проверки
	С перечислением ценностей, находящихся в пути
	О ТМЦ отгруженных, но не оплаченных
	О перечне ценностей, хранящихся на складах иных предприятий
	Об обнаруженных расхождениях меж данными бухучета и фактическим наличием ТМЦ

В бухучете результаты инвентаризации отображаются в том месяце, когда завершилась проверка. Недостача отображается по счету 94. Если недостача не превышает норм естественной убыли, то ее списывают на производственные счета.

В противном случае недостачу относят на счет ответственных лиц. При этом виновный сотрудник составляет письменную объяснительную причин недостачи.

При обнаружении излишков таковые относят к прибыли предприятия. Их принимают к учету по рыночной стоимости.

Возникающие нюансы

В любом случае на период инвентаризации помещения, где сохраняются ТМЦ, должны опечатываться при длительности проверки в несколько дней.

На время перерыва проверки все документы и описи касательно инвентаризации хранятся в опечатанном помещении вместе с ТМЦ.

Независимо от сроков проведения проверки, на дату начала инвентаризации должно быть известным количество и стоимость инвентаризуемых ТМЦ согласно учету.

Нередко именно эта норма игнорируется, что приводит к манипулированию учетными регистрами и подтасовке фактов.

Если выборочная

При выборочной инвентаризации ТМЦ проверяется только часть имущества. Например, ценности в одном офисе или на определенном складе. При этом возможно применять упрощенные способы проверки.

Так количество товаров в неповрежденной упаковке можно считать по маркировке на упаковке. Часть таких товаров проверяется на выбор.

Если выборочная проверка отдельных упаковок покажет расхождения с маркировкой, то комиссия обязана провести полную инвентаризацию.

При проверке большого количества весовых ценностей, ведомости отвесов ведутся раздельно материально-ответственным сотрудником и членом комиссии. По окончании взвешивания данные ведомостей сличаются, и итоги заносятся в опись.

ТМЦ в аптеке

Проведение инвентаризации в аптечном учреждении может длиться не более трех дней. При этом на дверь вешается вывеска с указанием адресов ближайших аптек.

Количество ТМЦ в невредимой упаковке определяется на основании сопутствующей документации. В инвентаризационную опись ценности заносятся на основании сопроводительных документов.

При этом указывается наименование товара с указанием дозирования, фасовки, процентного содержания действующих веществ и вида упаковки. Недопустимо внесение в опись стоимости товара без указания названия товара.

В общее описание включают ценности, предназначенные для отпуска в иные учреждения. Отдельно составляется опись товаров:

оплаченных покупателем, но не вывезенных;
товаров, поступивших в процессе инвентаризации;
негодных ценностей (с истекшим сроком годности, порченных и т.д.).

Инвентаризация ТМЦ – обязательный периодический процесс. Таковой является необходимым условием для ведения бухучета. И от того, насколько правильно проведена будет инвентаризация, зависит достоверность всего бухгалтерского учета.

На любом работающем предприятии находится большое количество оборудования, вещей, продукции. При этом не все знают, что каждый предмет подлежит обязательному отражению в бухгалтерском учете. Информация о фактическом наличии ТМЦ должна быть на постоянном контроле у соответствующих подразделений организации. Этот контроль осуществляется с помощью инвентаризации.

О том, что такое товарно-материальные ценности, инвентаризация, ее виды, способы, сроки проверки, порядок документального оформления пойдет речь в статье.

Понятие инвентаризации и необходимость ее проведения

Товарно-материальные ценности (ТМЦ) представляют собой активы предприятия, используемые в качестве сырья, материалов при изготовлении товаров, работ или услуг, производимых для дальнейшей реализации потребителям. Другими словами, ТМЦ – все, что относится к непосредственному ведению организации.

В соответствии с №120-ФЗ товарно-материальные ценности каждого предприятия подлежат инвентаризации. Более того фирма и ее структурные подразделения обязаны регулярно проходить данную процедуру.

Инвентаризация – контроль наличия фактически находящихся ТМЦ на действующем предприятии. Основная ее цель заключается в проверке имущества, принадлежащего фирме, денежных ресурсов организации, структурных подразделений, учтенных на балансе.

Виды инвентаризации

Принято деление на несколько видов в зависимости от порядка, полноты, сроков, способов и целей проведения:

По объему:

полная. Проводится во время аудита на предприятии, до начала составления годовых отчетов, при ревизиях. Предполагает осуществление контроля за ТМЦ фирмы, денежными средствами, операциями по договорным отношениям с другими организациями;
частичная – контроль фактического наличия определенной части средств предприятия. Например, денежной наличности во время ревизии, при смене уполномоченного лица, увольнении работника.

По способу:

выборочная – контроль наличия ценностей на выбор, относящихся к ведению конкретного работника;
сплошная – полностью охватывает структурные подразделения организации.

По назначению:

плановая. Перед проведением составляются и утверждаются графики проверки. Сотрудников не информируют о конкретном времени проведения;
внеплановая – при возникновении непредвиденных обстоятельств (увольнение работника, стихийное бедствие);
повторная – если есть сомнения относительно достоверности и объективности предыдущей проверки;
контрольная. После проведения очередной плановой или внеплановой процедуры может быть назначена контрольная, где принимают участие лица, входящие в состав комиссии.

Порядок проведения

Подготовка. Издается приказ о сроках и структурных подразделениях, подлежащих проверке, утверждается состав инвентаризационной комиссии; разрабатываются акты, свидетельствующие о готовности конкретного структурного подразделения и предприятия. На период проведения процедуры операции по приемке или отгрузке ТМЦ приостанавливаются.
Основной период. Комиссия проводит опись ТМЦ путем подсчета ценностей, денежных средств в кассе, других активов. Все сведения отражаются в графе документальной описи «Фактическое наличие». Лица, являющиеся материально ответственными, подписывают расписку о том, что вся первичная документация по отражению ТМЦ сдана в подразделение бухгалтерии;
Аналитический период. Опись с проставленными подписями членов утвержденной комиссии передается в подразделение бухгалтерии для последующей детальной сверки с данными бухучета.

Инвентаризация признается недействительной и назначается повторно, если:

нарушен порядок документального оформления;
присутствовали не все члены комиссии и лица, являющиеся материально ответственными, согласно приказу;
на территории при инвентаризации находились посторонние лица;
были выявлены скрытые факты недостачи или хищения имущества, опись содержит недостоверные данные.

По результатам процедуры заполняются все документы, а также документы, поясняющие расхождение фактического наличия ТМЦ с данными, отраженными в бухгалтерском учете. Руководство принимает решение об определении ответственности виновных сотрудников и способах возмещения ущерба, который был причинен организации. Итоги утверждаются председателем комиссии.

Документальное оформление

Инвентаризация проводится при личном присутствии ответственных лиц. Все результаты проверки подлежат документальному оформлению. Методические указания содержат формы описей (актов), где указаны все объекты, контроль наличия и состояния которых будет осуществляться, их количество. При этом для измерения используются реальные показатели (штуки, кг, метры и пр.).

При обнаружении по результатам проверки отклонений и расхождений обязательный документ, который подлежит составлению – сличительная ведомость.

Все излишки оприходуют на баланс фирмы по рыночной стоимости, недостачу или порчу имущества переносят на виновных или списывают в пределах норм естественной убыли. Если отсутствует возможность установления виновных, недостачи переносят на счет операционных расходов.

Отражают результаты в ведомости учета, где указывают излишки, недостачу, порчу имущества. Несоответствия фиксируют в акте несоответствия фактического остатка ТМЦ с данными бухучета. Итоги подлежат отражению также в годовом отчете подразделения бухгалтерии.

Заключение

Таким образом, инвентаризация – это внутренняя проверка, которая проводится сотрудниками организации для сверки фактического наличия материальных ценностей с данными бухучета. По результатам процедуры виновное лицо, допустившее нарушения, может быть уволено или ему начисляется штраф.

Правильное выполнение всех этапов, составляющих инвентаризацию, ведет к выработке внутренней дисциплинарной ответственности на предприятии, развивает навыки детальной проверки, увеличивает качество составления и ведения внутреннего документооборота.